Teamassistenz (m/w/d) | Bochum

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Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre

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Das Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre in Bochum (www.mpi-sp.org) ist ein For­schungs­institut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissen­schaften e.V., das die viel­fäl­tigen Aspek­te der IT-Sicher­heit und des Datenschutzes interdisziplinär erforscht. Das neu ge­grün­dete und expandierende Institut wird im Endausbau 18 Forschungs­gruppen umfassen und circa 200 Mit­arbeiter*innen und Gäste beschäftigen. Das Institut kooperiert mit der Fakultät für Informatik der Ruhr-Universität Bochum (https://informatik.rub.de). Bochum gehört zu den welt­weit führenden For­schungs­standorten für Cyber­sicherheit und ist Heimat der größten Aus­bildungs­stätte Europas in diesem Fach­gebiet sowie einer lebhaften Start-up-Szene.

Wir suchen zur administrativen Unterstützung unserer Spitzen­forscher*innen in unserem Office Team ab sofort eine
Teamassistenz (m/w/d)
Ihre Aufgaben:
● Sie unterstützen die wissenschaftlichen Forschungsgruppen des Instituts und ihre Gruppenleitungen in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben
● Als Frontoffice sind Sie erste Ansprechstation für alle Belange der wissen­schaft­lichen Beschäftigten und Sie stimmen sich eng mit den weiteren Fach­bereichen der Verwaltung ab
● Sie übernehmen sämtliche Korres­pondenz in deutscher und engli­scher Sprache sowie die gesamte Büroorganisation
● Sie betreuen die Gäste unseres Instituts und über­nehmen den Welcome Service im Rahmen des On­boardings neuer Beschäftigter
● Sie koordinieren Termine und Dienstreisen, organi­sieren Semi­nare und Meetings
● Sie unterstützen die Optimierung und Digitali­sierung der Geschäfts­prozesse im Rahmen des Insti­tuts­aufbaus
● Ihre aktive Mitarbeit in relevanten Projekten zum Auf­bau des Insti­tuts rundet Ihr Aufgabenspektrum ab

Ihr Profil:
● Sie verfügen über eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z.B. Fremd­sprachen­korres­pon­dent*in, kaufmännische Aus­bildung) oder eine ver­gleich­bare Qualifikation
● Sie besitzen einschlägige Berufserfahrung in organi­satorischen und adminis­trativen Service­tätigkeiten (sicherer Umgang mit MS Office vorausgesetzt), wenn möglich auch in inter­kultu­rellen Arbeitsumgebungen bzw. im Wissen­schaftsmanagement
● Als internationales Forschungsinstitut setzen wir sehr gute Deutsch- und Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift voraus (mindestens C1-Niveau), gerne auch in weiteren Fremd­sprachen
● Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und ziel­orientiert
● Eigeninitiative, Flexibilität und eine hohe Belast­barkeit gehören zu Ihren Stärken
● Sie sind in der Lage, durch Ihr sicheres und freund­liches Auftreten mit allen Ansprech­partner*innen kompetent und verbindlich zu kommunizieren, auch schwie­rige Situationen bringen Sie nicht aus der Ruhe
● Sie sind es gewohnt, bereichsübergreifend in diversen Teams zusammen­zuarbeiten und mit ge­mein­samen Lösungen zum Fortschritt des Instituts beizutragen
● Eine hohe soziale Kompetenz und ein ausgeprägtes Organi­sationstalent vervollständigen Ihr Profil

Unser Angebot:
● Wir bieten Ihnen ein eigenständiges und abwechslungsreiches Arbeits­gebiet i..


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