Fremdsprachenassistenz (d/m/w) / Job / Arbeit / Gehalt bis 48000 € / Vollzeit / Homeoffice-Optionen

# Zur Bewerbung einfach den nachfolgenden Link nutzen:

https://www.xing.com/via/jobs/leipzig-fremdsprachenassistenz-119406824?sc_cmp=parb043f14e

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© Kletr / Fotolia Das Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung – UFZ hat sich mit seinen 1.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als internationales Kompetenzzentrum für Umweltwissenschaften einen hervorragenden Ruf erworben.
Wir sind Teil der größten Wissenschaftsorganisation Deutschlands – der Helmholtz-Gemeinschaft. Unsere Mission: Wir forschen für eine Balance zwischen gesellschaftlicher Entwicklung und langfristigem Schutz unserer Lebensgrundlagen – für eine nachhaltige Entwicklung.

# Fremdsprachenassistenz (d/m/w)

# Die Stelle

Im Department Umweltimmunologie werden die Auswirkungen von Umwelteinflüssen auf unser Immunsystem und mögliche daraus resultierende Gesundheitseffekte erforscht.

Bezüglich der Entwicklung, Herstellung und Änderung von speziellen, nicht handelsüblichen Forschungsmitteln können sich die Mitarbeiter*innen des UFZs an das Team der Zentralwerkstätten wenden.

Zusammen suchen die beiden Organisationseinheiten eine motivierte Assistenz (d/m/w) für ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet.

# Ihre Aufgaben

Organisation und Führung des Sekretariats der Umweltimmunologie:

* Selbständige Organisation der administrativen Arbeitsabläufe in deutscher und englischer Sprache sowie möglichst einer weiteren Fremdsprache, z. B. Spanisch oder Französisch
* Koordination sämtlicher Anfragen, Terminplanung und ‑kontrolle
* Assistenz bei Besprechungen und Videokonferenzen einschl. Protokollführung auf Deutsch und Englisch
* Unterstützung des Teams bei Personalvorgängen, Betreuung von nationalen und internationalen Gästen
* Betreuung und Organisation von Veranstaltungen
* Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
* Budgetcontrolling
* Materialbeschaffung/​Eingabe von Bestellanforderungen in SAP
* Erstellung und Aktualisierung von Homepages
* Betreuung des Archivs und Büromateriallagers
* Überarbeitung und Übersetzung englischsprachiger Textdokumente
Sachbearbeitung Zentralwerkstätten:

* Bearbeitung und Abrechnung von Werkstattaufträgen
* Pflege der Materialdatenbank in der Antragsverwaltung
* Recherchearbeiten zu Materialien, Preisen und Anbietern sowie Eingabe von Bestellanforderungen im SAP
* Ablage und Pflege der Cloud-Ordner der Zentralwerkstätten
* Budgetcontrolling
* Erhebung und Analyse statistischer Kennzahlen sowie Auswertung und Aufbereitung für hausinterne Abfragen und abteilungsinterne Zuarbeiten mithilfe von Microsoft Word, Excel und PowerPoint
* Unterstützung der Teamleitung der Zentralwerkstätten bei Personalvorgängen
* Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
# Wir bieten

* Die Möglichkeit, gemeinsam einen wichtigen Beitrag zur Gestaltung einer vielfältigen und nachhaltigen Zukunft zu leisten
* Einen spannenden, sicheren Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen Aufgaben
* Ein umfangreiches und hochwertiges Programm zur Qualifizierung und Weiterbildung
* Flexible Arbeitszeiten und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Careaufgaben und Beruf durch unser Familienbüro
* Kompetente Unterstützung und Beratung für internationale Kolleg*innen zum Ankommen am UFZ durch das ‚International Office‘
* Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie bezuschusstes Deutschland-Job-Ticket
* Einen Arbeitsplatz in einer pulsierenden Region mit hoher Lebensqualität und sozialer und kultureller Vielfalt
# Ihr Profil

* Abschluss als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau*Bürokaufmann oder vergleichbare Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung, idealerweise in einem Forschungsbetrieb
* Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie möglichst in einer weiteren Fremdsprache
* Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen und SAP sowie E‑Mail- und Videokonferenz-Programmen
* Interesse an der Arbeit in einem internationalen Team
* Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
* Flexibilität, souveränes Auftreten und Organisationstalent
Das UFZ schätzt Vielfalt und setzt sich aktiv für die Chancengleichheit aller Beschäftigten unabhängig von ihrer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, des Alters und der sexuellen Identität ein.
Wir freuen uns auf Menschen, die weltoffen sind und gern in divers zusammengesetzten Teams arbeiten.

**Arbeitsort:**
Leipzig, mobiles Arbeiten möglich

**Arbeitszeit:**
100 % (39h/Woche) bis 31.12.2024, danach 80 % (31,1h/Woche)

**Befristung:**
befristet / zunächst bis 30.06.2026, mit Option auf Entfristung

**Vergütung:**
nach TVöD bis zur Entgeltgruppe 8 inklusive der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes

**Bewerbungsfrist:**
12.05.2024

**Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen gerne:** Prof. Ana Zenclussen

Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Online-Portal mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (ohne Foto, ohne Altersangabe, ohne Informationen über Familienstand) und relevanten Anlagen ein.

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Weitere Karriereinformationen über das UFZ:
www.ufz.de/karriere

Helmholtz-Zentrum für
Umweltforschung GmbH – UFZ
Permoserstraße 15
04318 Leipzig

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