Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d) (Potsdam)

HelmholtzZentrum Potsdam Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ sucht: Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)

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Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Mit rund 1.500 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und den Energie- und Rohstoffbedarf nachhaltig zu sichern.

Zur Unterstützung unserer Wissenschaftlichen Vorständin ist am GFZ die folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)

Kennziffer 9342


-> Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen als integrales Mitglied des Assistenz-Teams zur Unterstützung der Wissenschaftlichen Vorständin des GFZ (Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Ablage- und Aktenmanagement sowie Informationsrecherche)
-> Planung und Organisation von internen und externen Geschäftsterminen, Veranstaltungen, Telefon- und Videokonferenzen im virtuellen sowie im Präsenzmodus, ggf. mit Gästebewirtung
-> aktive Unterstützungsarbeit bei der Vorbereitung der GFZ Gremien-Sitzungen und anderer Governance-Aktivitäten auf Vorstandsebene mit in- und ausländischen Gästen
-> Abwicklung der gesamten mündlichen und schriftlichen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch (C1) und Englisch (B2)
-> Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und Veranstaltungen, einschließlich der Erstellung und Überarbeitung von Sitzungsprotokollen
-> Planung und Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen für den Vorstand

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-> Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in (w_m_d) oder Vergleichbares, d. h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit sowie Nachweis Ihrer Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau)
-> mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften auf Vorstandsebene oder Vergleichbares
-> souveräner Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) und Adobe-Tools (Adobe Acrobat)
-> ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
-> selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
-> diskrete Handhabung mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen

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-> anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
-> modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
-> Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
-> umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
-> eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
-> Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch (E-Mail Adresse wurde entfernt)
-> eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
-> einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
-> eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

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**Startdatum:** 15.08.2024
**Befristung:** 2 Jahre mit ...

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