Assistent*in / Sekretär*in

Assistent*in / Sekretär*in bei ZDF

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Als Verwaltungs-Assistent*in / Sekretär*in unterstützen Sie die Abteilungsleitung bei allen organisa­torischen und administrativen Abläufen, arbeiten teamüber­greifend und sind zentrale Anlaufstelle für alle internen und externen Kontakte. Die Abteilung Reise­management beschäftigt sich mit allen relevanten Geschäfts­prozessen rund um die Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen. Schwerpunkte bilden die Vertrags­abschlüsse mit Leistungs­trägern im Reisebereich, die Automatisierung und Digitalisierung der Geschäfts­prozesse, die Buchung von Reisedienst­leistungen, die Planung und Abwicklung projekt­bezogener Reise­leistungen und die Prüfung von Reisekosten­abrechnungen.

Wir bieten

Ihnen in der Abteilung Reisemanagement in Mainz eine Beschäftigung als

Assistent*in / Sekretär*in

(Tarifliche Bezeichnung: Verwaltungs-Assistent*in / Sekretär*in)
Vollzeit (38,5 Std./Woche)

Die Einstellung erfolgt ab dem 01.07.2024 befristet bis 30.04.2027.

● Sie führen selbstständig alle allgemeinen Verwaltungs- und Sekretariatsarbeiten aus (Termin­koordination, Terminorganisation und Terminüber­wachung, Bearbeitung und Verwaltung des (E-Mail-)Postein- und -ausgangs, digitale Postverteilung und -ablage, Bürobedarfs­bestellungen, selbstständiges Verfassen von einfacher Korres­pondenz).
● Sie unterstützen die Abteilung organisatorisch und administrativ (z. B. Vorbereitung, Durch­führung und Kontrolle von abteilungsinternen Vorgängen, Protokollführung, Akten­verwaltung, Urlaubs­planung, Dienstreiseplanung und -buchung etc.).
● Sie beraten die ZDF-Reisenden bei Fragen und Anliegen zur Nutzung der Reisemanagement­systeme.
● Sie pflegen Datenbanken und erstellen bzw. führen Reports und Exceltabellen zur Optimierung der Abteilungs­organisation.

● Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Berufs­erfahrung oder durch entsprechend gleich­wertige Ausbildung oder langjährige Berufs­erfahrung erworbene Kenntnisse.
● Sie zeichnen sich durch ein engagiertes und sympathisches Auftreten sowie hohe Kommunikations­fähigkeiten aus.
● Sie verfügen über eine ausgeprägte soziale Kompetenz, sehr gute Teamfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen.
● Sie arbeiten vertrauenswürdig, zuverlässig und diskret.
● Sie verfügen über einen versierten und sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwen­dungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, MS Teams).
● Gute Englisch­kenntnisse sind von Vorteil.

● attraktive Rahmenbedingungen, wie z. B. eine gerechte Vergütung nach ZDF-Tarif­vertrag, eine arbeitgeber­finanzierte Altersversorgung und 31 Tage Urlaub sowie Sonder­urlaub zu bestimmten Anlässen
● einen naturnahen ZDF-Campus im Herzen des Rhein-Main(z)-Gebiets mit kosten­losen Park­plätzen, Car- und Bike-Sharing, Deutschland-Jobticket und guter Anbindung an den ÖPNV
● eine leckere, vielfältige, Job-Fit zertifizierte Kantine mit einem Nachhaltigkeits­konzept und sogar einem Essensgeld­zuschuss
● unsere Onboarding-Maßnahmen, damit Sie gut orientiert im ZDF durch­starten können

Das ist noch lange nicht alles. Was wir sonst noch zu bieten haben, finden Sie hier.

Bei uns werden schwerbehinderte Menschen und ihnen gleich­gestellte Menschen (im Sinne des § 2 SGB IX) bei gleicher persönlicher und fach­licher Qualifikation bevorzugt eingestellt.

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